Plánování svatby začněte počtem hostů, rozpočtovým stropem a představou o dni. Následující harmonogram je doporučená pracovní posloupnost pro přípravy přibližně rok předem. Jednotlivé lhůty přizpůsobte svému termínu a dostupnosti místa. Nejsou to univerzální povinné termíny pro všechny svatby a všechny dodavatele.
12 až 9 měsíců: základní rozhodnutí
Sepište předběžný seznam hostů a určete, zda chcete obřad i hostinu na jedné adrese. Rozhodněte o ubytování, hudbě a délce oslavy. Porovnejte několik konkrétních míst podle skutečně nabízeného prostoru. U každého zapište dostupný termín, cenu, variantu pro déšť a pravidla dodavatelů. Krásná fotografie nenahradí potvrzenou nabídku pro váš počet lidí.
Oblíbené víkendové termíny mohou vyžadovat delší předstih: Villa Richter na svém webu doporučuje v hlavní sezóně rezervaci 12–18 měsíců předem. Jde o doporučení tohoto místa, nikoli společné pravidlo trhu. Pokud plánujete rychleji, zvažte více termínů a nejprve potvrďte dostupnost rozhodujících služeb.
9 až 6 měsíců: hlavní dodavatelé
- Potvrďte rozsah fotografie a případného videa.
- Vyberte hudbu pro obřad a večer a zjistěte pravidla místa.
- Rozhodněte o vlastním plánování nebo službě agentury.
- Domluvte gastronomii a podmínky noclehu.
- Založte přehled záloh a doplatků.
Pro výběr využijte fotografický průvodce, svatební video a pianistu pro obřad. U každé služby zaznamenejte jméno kontaktní osoby a skutečné časy přítomnosti. Termín v kalendáři dodavatele musí být potvrzen podle jeho rezervačních podmínek; nezávazná poptávka sama neblokuje datum.
6 až 3 měsíce: podoba a pohodlí hostů
Vyřešte oblečení, květiny, dort a případnou zkoušku líčení. Dodavatelům pošlete společné zadání stylu a prostoru. Hostům sdělte datum, adresy a možnosti noclehu s termínem rezervace. Zjistěte, kdo potřebuje dětskou židli, pokoj s vlastní koupelnou nebo snazší přístup. Tyto požadavky zařaďte do nabídky místa, nikoli pouze do poznámky v seznamu hostů.
3 až 1 měsíc: program a potvrzené počty
Připravte první verzi harmonogramu dne a projděte ji s místem a dodavateli. Časy proslovů slaďte s výdejem jídla a focením. U každé služby si zapište její vlastní datum pro konečný počet lidí, výběr menu a další změny. Nedávejte všem automaticky stejnou lhůtu: catering a půjčovna dekorací mohou potřebovat odlišné podklady.
Poslední týdny: předání organizace
| Podklad | Co má obsahovat |
|---|---|
| Harmonogram | Čas, místo, úkol a odpovědnou osobu |
| Kontaktní list | Místo, hlavní dodavatele a osobu řídící den |
| Seznam hostů | Potvrzené účasti, sezení a požadavky |
| Platební přehled | Doplatky a odpovědnost za jejich úhradu |
| Varianta pro déšť | Potvrzený prostor a způsob rozhodnutí o změně |
Soubor označte datem a číslem verze. Po podstatné změně rozešlete všem aktuální podklad a napište, co se změnilo. V den svatby určete jednoho člověka pro rozhodnutí o programu. Odpovědnost nemá viset na skupinovém chatu, který v době obřadu nikdo nesleduje.
Když plánujete jen několik měsíců
Zachovejte stejné pořadí priorit, ale zkraťte počet otevřených variant. Nejprve termín, místo a základní služby, potom detaily. Rozhodujte podle potvrzené dostupnosti a pracujte s menším seznamem nezbytných přání. Užitečné je také zadání malé svatby, pokud chcete komornější formát se snadnější organizací.
Časté otázky
Musíme začít přesně rok předem?
Doporučené etapy přizpůsobte termínu. Dostupnost rozhodujících míst a dodavatelů ověřte co nejdříve.
Kdy potvrdit konečný počet hostů?
Podle lhůt ve smlouvě nebo nabídce každého dodavatele. Zapište je do společného přehledu.
Místa pro obřad a hostinu a další dodavatele najdete v průvodci svatbou v Praze a okolí.
